O mercado atual evolui em uma velocidade extremamente rápida e cobra respostas ainda mais rápidas do empreendedor, pois o consumidor mudou drasticamente sua forma de consumir. Essa velocidade nos impulsiona para processos cada vez mais ágeis e sem burocracia, o que demanda dos setores uma interação cada vez maior. Para criação de processos transparentes e com menos burocracia existe uma palavra chave: Otimização.

Antes de aprofundarmos o assunto, você sabe o que são processos? Processos são um conjunto de atividades, métodos e práticas utilizadas pelas organizações para atingir objetivos estipulados e resolverem questões específicas, ou seja, uma sequência de tarefas ou atividades que organizam setores e áreas de produção, reduzindo gastos desnecessários e entregando um resultado ainda melhor e menos burocrático.

Como melhorar a produção e diminuir a burocracia da minha empresa?

O gerenciamento dos processos ou Gestão de processos do seu negócio, busca sempre aperfeiçoar os processos, desde a linha de produção até a entrega ao cliente, visando uma melhora contínua de processos. Uma das ferramentas que auxiliam nessa organização é a otimização de processos, onde são realizadas auditorias nos fluxos de atividades em busca de erros e desperdícios de tempo e recursos.

Sabemos que gestão de empresas não é fácil, todo dia um novo problema surge ou algo burocrático impede o andamento da produção, mas uma boa gestão empresarial começa investindo em ferramentas para gestão de processos. Assim, evita-se muita dor de cabeça. Com a otimização de processos a empresa ganha:

  • Aumento na produtividade;
  • Redução de desperdícios de recursos;
  • Melhor aproveitamento da capacidade operacional da empresa;
  • Melhor distribuição das tarefas entre colaboradores;
  • E muito mais…

Como aplicar a otimização de processos

Os processos de melhoria de produtividade são formas de aprimorar a execução dos processos do seu negócio. Existem formas de orquestrar um plano que consiga, simultaneamente, aplicar diversas melhorias e ainda manter uma gestão de tempo excelente e como diz o ditado “tempo é dinheiro”.

Confira algumas formas de aplicar a otimização de processos:

  • Mapeamento de processos

Mapear processos é o estudo das atividades realizadas em um processo, com identificação de entradas e saídas. A partir desse estudo monta-se um fluxograma que irá mostrar em grande escala todos os processos desde o recebimento da matéria-prima/produto até a entrega ao cliente. Dessa forma, os erros e falhas dos processos ficam mais visíveis e fáceis de encontrar.

  • Identificação e solução de erros e falhas

Com os erros e falhas dos processos identificados, passamos para a etapa de solucionar o gargalo existente. Um ditado facilmente encaixado aqui é o “cortar o mal pela raiz”, então não basta identificar o erro, deve encontrar a raiz da falha e encontrar formas de cortá-la de uma vez. Só aqui já se tem uma melhora significativa nos processos.

  • Eliminar etapas desnecessárias

Não existe algo que atrapalhe mais uma produção do que burocracia e atividades desnecessárias, porque afetam diretamente a produtividade e os colaboradores. Tarefas repetitivas, por exemplo, desgastam o colaborador e algumas deles muitas vezes poderiam ser descartadas ou aprimoradas.

  • Melhor utilização de recursos

Desperdício de recursos como materiais, tempo e ferramentas onera a produção e pode encarecer o produto para o cliente, o que traz um feedback negativo em alguns casos. Um processo engessado ou ineficaz também é considerado um desperdício, como falamos anteriormente, esse seria desperdício de mão de obra/colaborador.

Importante lembrar que a otimização não se resume em apontar erros. São a partir dos erros que a solução será estudada, com foco no aumento da produtividade e redução do tempo. Melhorar a comunicação entre setores e mudanças no fluxograma da produção são soluções mais comuns para o processo.

Uma ferramenta ótima para soluções rápidas e eficazes é o Design Sprint, usado pela grande maioria das empresas.

  • Formalizar o novo método

Mudanças dentro de uma empresa deve ser feita com cuidado, nem todos estão prontos para mudanças radicais, mas quando necessárias é essencial explicar para todos o motivo do novo método de trabalho.

Para garantir que o novo método seja colocado em prática, deve-se formalizar os ajustes e se colocar à disposição para dúvidas e explicações a equipe. Esse processo também é essencial em treinamento de novos funcionários, que já vão entrar na empresa sabendo do novo método adotado.

Dica: Ferramentas para otimização de processos

Para saber por onde começar, te indicamos ferramentas que ajudam a mapear processos e outras que fazem isso acontecer, no caso de softwares de comunicação e organização, por exemplo, além de videoconferências para organizar e unir equipes virtualmente.

  • Mapeamento de Processos

1.1. bpm.io

Editor que permite que você desenhe online mapas, modelos e diagramas de processos. O bpm.io é excelente para entender e mapear o fluxo de processos, pode ser acessado através do próprio navegador. Ferramenta ideal para quem está começando a entender os processos do seu negócio.

1.2. Cawemo

É uma ferramenta que une equipes durante os processos. Aqui pode-se projetar e discutir fluxos de trabalho e ideias para projetos da empresa. A plataforma ainda permite que várias pessoas trabalhem em um mesmo fluxo de forma simultânea, otimizando o trabalho em equipe e facilitando o gerenciamento do projeto.

1.3. BPMS

Pode ser um complemento do bpm.io, mencionado acima, pois além de mapear ela melhora o resultado dos processos. O principal ponto dessa ferramenta é encontrar soluções para problemas mais complexos.

A ferramenta também permite o monitoramento do tempo do processo, além de controlar atividades e avisar quando tarefas estão atrasadas. Tem ampla comunicação com diversos softwares.

  • Ferramentas Organizacionais

2.1. Trello

O Trello é bem conhecido por ser amplamente usado por diversas empresas. Essa ferramenta usa o kanban como conceito central, são como “posts-its” melhorados, pois tudo é organizado manualmente e podem ser separados por cards, cores e colunas.

A ferramenta também permite que todos visualizem simultaneamente modificações e inclusões nos quadros. Você pode acessar a plataforma pela próprio navegador ou, se preferir, baixar o app para desktop e/ou celular.

2.2.  Asana

Plataforma para organização de tarefas e de gerenciamento de tarefas colaborativas. A ferramenta permite administrar e criar trabalhos, definir prazos e responsáveis pela tarefa. Para acessá-la basta fazer um cadastro rápido e então criar um time e adicionar sua equipe.

  • Videoconferência

3.1. Whereby

Antigo Appear.in, é uma ferramenta de comunicação em uma plataforma online. Permite realizar reuniões online de computadores, tablets e smartphones. Programa simples e gratuito, com interface de fácil acesso e facilmente adaptável à equipes.

3.2. Google Hangouts

Plataforma criada pela Google para facilitar troca de mensagens, arquivos e videochamadas. Aqui é o mesmo que a anterior, com interface simples e intuitiva e pode ser usada tanto em computadores quanto smartphones.

3.3. ezTalks

Essa plataforma é um pouco diferente das anteriores, pois é uma provedora de serviços para comunicação online, com planos gratuitos e pagos. A ferramenta permite conectar pessoas de todo o mundo e oferece recursos de audioconferência, videoconferência, webinar, e mais.

3.4. Zoom

Essa ferramenta é a queridinha do momento e caiu nas graças de diversas empresas que precisavam se comunicar com suas equipes em home office durante a pandemia.

O Zoom é uma ferramenta de videoconferência, mas ela vai além permitindo a criação de salas de conferência para reuniões colaborativas e eventos online para centenas de pessoas, como webinars. Disponível no plano gratuito com limitações,  no pago que te fornece uma experiência ainda mais completa.

Inovação em processos

Inovar deixou de ser preciso para ser necessário para toda empresa que deseja se destacar no mercado. Inovação não é apenas criar algo novo ou que chame atenção, inovar não é apenas a “fachada” da empresa, é essencial que a inovação também aconteça em cada processo que forma o quebra-cabeças da entrada ao cliente.

É quase impossível falar do mercado sem citar o período de Isolamento Social, pois foi consequência desse período que diversas empresas migraram para o meio digital com novos modelos de negócio e muitas quase dobraram suas vendas depois que quebraram o mito do digital.

Segundo o manual de Oslo (2018): “As inovações incluem métodos novos ou significativamente melhorados para a criação e a provisão de serviços. Elas podem envolver mudanças substanciais nos equipamentos e nos softwares utilizados em empresas orientadas para serviços ou nos procedimentos e nas técnicas que são empregados para os serviços de distribuição.”

Então inovação está em todo lugar, em cada mudança que agrega valor, em cada melhoria, em cada criação ou reuso de algo já criado, por isso inovar é empreender e vice-versa.

A A.C.E. Consultoria busca constantes melhorias e formas de inovar para oferecer o melhor do mercado aos seus clientes, por meio do nosso serviço de consultoria em inovação você terá acesso a tudo que podemos te ajudar. Entre em contato com nossos especialistas.

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