Estamos vivendo, mundialmente, uma crise jamais vista, já classificada como pandemia. Os números não param de subir, e o vírus não interfere apenas na saúde, mas na economia, no funcionamento das pequenas, médias e grandes empresas.

Com base na rápida infecção pelo Covid-19, as empresas foram forçadas a se adaptarem. O mundo foi pego desprevenido, as lideranças e gestões estão sofrendo para reorganizar toda estrutura de trabalho remoto funcional em tão pouco tempo. São momentos confusos e a insegurança prevalece no mundo. Empresas estão perdidas e precisam urgentemente se adequar em pouco tempo.

Com a tecnologia em mãos, a grande dificuldade que se apresenta é a mudança brusca no modelo de trabalho. O home-office não é apenas trabalhar em casa, mas uma mudança de cultura, foco e comportamento; tanto gestores quanto colaboradores precisam se ajustar. O importante nesse momento, além de se preocupar com resultados, é incentivar e motivar a equipe durante esse período da quarentena.

Como manter a produtividade e os resultados, enquanto se diferencia das outras empresas?

Nem todos estão tão perdidos assim. Existem empresas que saíram na frente e já têm em mãos boas práticas de gestão por processos, retornando excelentes resultados quando aliados a um trabalho remoto. Uma pesquisa realizada em março com 359 empresas brasileiras, indica que 43% delas adotaram o home-office para mais de 60% do quadro de funcionários. Como exemplo temos a Google, que liberou para home-office os colaboradores, cuja função permitia trabalhar em casa. Os novos candidatos e colaboradores da empresa estão usando o Google Hangouts (da própria empresa) ou BlueJeans, serviço que reúne diversos participantes para reuniões online.

Outras empresas como Twitter, Nubank, Apple, Facebook, Adobe, Uber, Cielo, entre inúmeras outras também fizeram um novo planejamento para gestão da equipe, além de usar ferramentas digitais, que se tornaram grandes aliadas nessa crise.

Algumas grandes empresas colocaram aplicativos gratuitos, necessários para gestão empresarial, estratégia e monitoramento da equipe. Dentre os aplicativos gratuitos temos o Webex e o Zoom (ferramentas de videoconferência), Remote Pulse (mede a evolução do trabalho em tempo real, ideal para calcular a produtividade) e Ariba Discovery (rede que conecta empresas).

Problemas, dúvidas e desafios que rodeiam o grande dilema: Funcionamento de empresas x Coronavírus

Parafraseando Shakespeare: “Há mais coisas entre o céu e a terra do que pode imaginar nossa vã filosofia”.

Lembre-se que alguns colaboradores não estão preparados para lidar com o home-office. Dificuldades para conciliar o trabalho com as crianças em casa – após o fechamento das escolas com a quarentena – falta de foco por ter inúmeras distrações e acesso tecnológico não apropriado para a necessidade de trabalho. São alguns dos desafios que irão enfrentar.

Sendo assim, segue algumas dicas para você, líder e gestor, poder administrar a otimização de processos com eficiência, durante a crise:

  • Profissão X Home-Office

Como está tudo acelerado, tome um tempo, respire fundo e pense bem na sua equipe. Indague-se: “O trabalho do colaborador pode se adequar ao home-office? ” Se sim, ótimo! Se não puder, pense em um trabalho de meio período – dividido entre escritório e casa –  ou trabalhar em dias alternados como alternativas.

  • Condições e equipamentos adequados para o trabalho remoto

Apesar de ser minoria, pode acontecer de o colaborador não ter suporte e equipamentos adequados para o que sua função exige. Algumas pessoas, embora sejam minoria, ainda não possuem internet em casa, por exemplo.

Caso o colaborador não tenha acesso a ferramentas de gestão ou equipamentos, utilize as ferramentas já disponíveis de seu colaborador, como celular, WhatsApp, telegram, Skype, entre outros. Aplicativos que usem baixo consumo de dados móveis e ligações telefônicas são ótimas soluções. Inclusive as operadoras telefônicas disponibilizaram novas ofertas para o período. O importante é o gestor e o colaborador estarem alinhados para uma boa produtividade.

  • Comunicação

Este ponto é o mais IMPORTANTE! Comunicação é a base de tudo. Combine com sua equipe o meio utilizado, seja de ligação telefônica a mensagens de texto, WhatsApp e/ou e-mail. Deixe bem claro que a equipe precisa estar disponível ou online no período estipulado para o trabalho. A comunicação deve ser transparente e eficiente com toda a equipe. Temos um artigo em que você entenderá mais sobre como melhorar a comunicação com sua a equipe, clique aqui.

  • Produtividade

Você, mais do que nunca, precisa liderar, pois a produtividade da equipe depende totalmente disso. Lembre-se sempre que trabalho remoto é um choque cultural para o colaborador, acostumado à rotina de escritório. Esteja presente e disponível para dar suporte, resolver problemas, estabelecer prazos e fazer cobranças. Porém, tenha cuidado com a forma que cobra e exige. Procure incentivar e parabenizar pelo trabalho sempre que possível.

A motivação da equipe é um ponto essencial para que a produtividade e eficiência funcionem bem.

Dicas de como mapear, otimizar e gerenciar processos e equipe no home-office em tempos de crise

Já introduzimos a nova forma de trabalho em tempos de quarentena e apresentamos formas de como lidar com esse cenário de crise. Além de dicas para você, líder ou gestor, de como ajudar o colaborador a se adaptar ao novo ambiente de trabalho.

Vamos falar então de uma parte mais técnica, muito necessária para que tudo corra bem, sem surpresas indesejadas. O mapeamento de processos é um ponto importante para líderes e gestores e você confere mais sobre isso neste nosso artigo.

Seguem algumas dicas que lidam com a otimização e gerenciamento de processos e equipe no home-office:

  • Foque no resultado e não nas horas trabalhadas;
  • Utilize uma ferramenta de gestão de projetos online, como Trello, RunRun.it, Teamwork, Asana, Microsoft Project, dentre outras. No nosso blog temos um artigo que fala mais sobre as metodologias ágeis de gerenciamento, confira aqui. 
  • Manter uma rotina e planejamento bem definidos, com prazos e metas claras e objetivas é importante, pois a equipe não tem uma rotina de trabalho em casa e pode facilmente perder o foco.
  • Crie uma programação de reuniões e espaço para dúvidas e suporte à equipe online através de plataformas de videoconferência, e-mail, WhatsApp, Google Hangouts, Google Meeting, Whereby, zoom. Estabelecendo uma periodicidade e programação para não pegar o colaborador de surpresa.
  •  Forneça uma VPN (Rede Privada Virtual), caso seja necessário, para as equipes se conectarem com segurança à rede corporativa. Assim, invasores hackers que podem ter acesso a arquivos da empresa serão impedidos.
  • Incentivo à escuta ativa por parte do gestor, tendo em vista a saúde mental do colaborador, dadas as peculiaridades do momento que podem gerar sentimentos de medo, insegurança, ansiedade e falta de foco.
  • Importante investir constantemente na experiência do colaborador. Uma boa experiência do funcionário garante a produtividade, lucratividade, retenção, engajamento, receita, entre outros pontos que afetam positivamente no crescimento e na gestão empresarial. Para saber mais sobre como a experiência do colaborador afeta sua empresa acesse nosso artigo sobre o tema aqui.
  • Por fim, caso sinta a necessidade, procure ajuda de uma empresa ou consultor especializado em gestão de processos que possa mapeá-los, oferecer soluções personalizadas para a necessidade da sua empresa e equipe para implementá-las junto a você. Nós da A.C.E. Consultoria estamos prontos para auxiliar sua empresa nessa crise e vencer mais um desafio.

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