A padronização de processos é necessária para a plena eficiência de uma empresa. No mercado moderno, onde uma má avaliação pode repercutir tanto, é necessário que cada processo ocorra sempre da melhor forma para que o cliente saia satisfeito.

Para isso, a empresa deve estabelecer um padrão a ser seguido. Siga a leitura para entender como aplicar padrões na sua empresa!

O que é a padronização de processos e a sua importância

A padronização de processos é a organização dos processos dentro da empresa com objetivo de determinar um modelo a ser seguido. Ao reduzir a variação, muitos problemas são resolvidos. É claro, tudo deve ser feito sem perder a flexibilidade, pois o mercado é acelerado e as empresas sempre precisam se adaptar a uma novidade.

Assim, os funcionários terão esse padrão bem estabelecido, e estarão devidamente conectados do começo ao fim. Não haverão medidas erradas, horários errados ou qualquer avaria durante um processo por desconhecimento do colaborador. 

É claro, esse padrão é feito com base na melhor forma de executar aquele trabalho e garante a empresa mais segurança na hora de designar os responsáveis pelos processos em questão.

Benefícios de aplicá-la em sua empresa

Agora vamos entender os benefícios da padronização de processos:

Melhora no treinamento dos funcionários

O material da padronização serve como guia para o aprendizado.

Eliminação ou diminuição de erros

Por existir um modelo a ser seguido e todos os outros processos ocorrerem no momento certo, a entrega será realizada sem risco de desvios. Assim, o público vai receber sempre a mesma qualidade de produto, o que gera maior fidelização.

Aumento da produtividade da equipe

O esquema padrão otimiza os resultados, já que os funcionários saberão a forma ideal de realizar as atividades, que provavelmente também é mais rápida.

Redução de custos

A padronização reduz custos indevidos, elimina riscos e má utilização dos recursos, diminui falhas, atrasos e tudo o que resulta em prejuízos.

Passo a passo para realizar a padronização de processos

Sabendo todos esses benefícios, você deve estar querendo colocar a padronização de processos em prática na sua empresa. Vamos para as dicas práticas:

Primeiro, reúna a equipe de gestores e, ao escolher um determinado processo, também reúna todos os envolvidos nessa atividade. Essa reunião deve servir para alinhar quais são os obstáculos, as falhas e gargalos encontrados no processo em questão.

Defina os objetivos principais da empresa

A partir da reunião em que a equipe fala das suas dores e a liderança fala das necessidades, você deve começar a elencar os objetivos da empresa para os processos trabalhados. Esses objetivos serão colocados no seu planejamento estratégico.

É importante contar com feedbacks e avaliações dos clientes também antes de definir essas metas.

Mapeie os processos atuais 

Para que você tenha a melhor análise e definição de processos, a reunião com a equipe e a avaliação dos clientes deve vir em conjunto com um bom mapeamento feito por você.

Entenda as atividades, como estão sendo realizadas, qual é a participação dos funcionários, quais são as etapas e etc. Se quer saber como mapear na prática, confira o nosso artigo.

Defina quais são as áreas de melhorias

Com toda a pesquisa e análise feita, agora você já sabe o que é preciso melhorar antes de definir o modelo padronizado. Inclua no seu planejamento estratégico a implementação dessas melhorias e desenhe um diagrama de processos validado com a equipe para que tudo se mantenha registrado.

É claro, na hora de melhorar e padronizar, recomendamos contar com a automatização de processos.

Treine a equipe para implementar os novos processos

É hora alinhar os novos padrões de trabalho com a equipe. As melhorias só serão bem implementadas se a equipe estiver preparada para as mudanças. Treine, capacite, debate, faça workshops, palestras e o que for necessário para que todos estejam a par dos novos modelos e saibam como proceder.

Analise os resultados 

Após implementar os novos processos, mantenha a análise dos resultados e a atualização dos modelos conforme as necessidades. 

Aqui, nós te recomendamos os principais indicadores de processos para a sua empresa. Clique e confira!

A aplicação de processos padronizados é indispensável para empresas que querem crescer. Essa previsibilidade nos fluxos evita retrabalhos e permite que a empresa e os colaboradores invistam recursos em outras áreas que também precisam de atenção.

Os passos são muitos, então nós estamos aqui para te ajudar! Padronizar seus processos é um tema sério, pois um fluxo errado pode resultar em muitos prejuízos. Conte com a A.C.E. Consultoria! Temos uma equipe especializada em mapeamento, planejamento e padronização.

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