O mapeamento de processos é uma ferramenta que tem proporcionado excelentes resultados aos gestores. A partir dele, é possível analisar os processos empresariais e otimizá-los. Só os gestores que passam todos os dias preocupados com a produtividade, sabem o quanto é importante ter o auxílio de uma ferramenta tão poderosa.

Por meio dela, é possível controlar os processos com eficiência e garantir resultados confiáveis. Mas, para que o mapeamento garanta tantos benefícios, erros não podem ser cometidos. Continue a leitura e entenda como impedir qualquer falha!

Por que é necessário compreender a estrutura de um mapeamento de processos?

O mapeamento de processos, como o próprio nome já indica, é uma ferramenta que descreve visualmente o fluxo de processos empresariais. Para ser ideal, a representação deve ser gráfica e facilmente entendível, e assim facilitar a análise e o entendimento por todos os colaboradores.

No mercado extremamente competitivo, essa simples usabilidade é de muita importância. Toda a situação da organização deve ser controlada e automatizada para ser eficiente, e é isso o que o mapeamento possibilita. 

Com ele, você poderá verificar o cenário interno da empresa, visualizar entradas e saídas de produtos, os cotidianos da organização e muito mais. Para que erros não sejam cometidos nessa análise, comece cuidando da estrutura do mapeamento de processos.

A ausência de informações, por exemplo, é um grande dano nessa estrutura. O gestor deve ter acesso a todos os dados da empresa, e só assim começar a análise. Essa é a grande base do mapeamento, pois a falta de uma informação pode levar a desentendimentos e resultar em grandes prejuízos.

Outra base para essa estrutura são as necessidades da organização. O mapeamento deve ser feito à luz de um feedback dos seus colaboradores, dos líderes e dos clientes. Juntos, vocês devem falar sobre as dores dos processos para que, posteriormente, você saiba bem o que está analisando, o que quer encontrar e o que pode solucionar.

O mapeamento traz muitos benefícios! Por isso, nós temos um artigo só sobre o tema. Se ainda está em dúvida sobre implementar ou não a ferramenta, confira aqui as vantagens.

Erros comuns que devem ser evitados na automação de processos

Agora que já falamos sobre as consequências de não ter o conhecimento correto para estruturar o mapeamento, vamos conversar sobre os erros mais comuns que devem ser evitados:

  • Investimento escasso na tecnologia de automação

São inegáveis os benefícios da tecnologia! Muitos processos com problemas podem e devem ser otimizados a partir da automação. Na realidade, a automação deve sempre ser privilegiada, pois alavanca a competitividade do negócio, acelera a produtividade e evita que falhas humanas prejudiquem os resultados.

Quando se trata de mapeamento de processos, a automação é uma grande aliada. O sistema automatizado costuma corrigir as falhas encontradas durante a análise, além de deixar as medições mais assertivas, cumprir os prazos e corrigir outras irregularidades do trabalho humano.

  • Responsabilidades e tarefas não definidas

Com a rotina de trabalho, muitas tarefas se misturam e acabam rompendo a linha tênue com outras atividades. Assim, acabam ficando “sem dono” ou sobrecarregando o profissional que é alvo mais fácil nessa história. Tudo isso pode prejudicar a motivação do colaborador e os resultados dos processos. O mapeamento deve deixar claro de quem é a responsabilidade durante cada etapa.

  • Metas desalinhadas

Defina bem as suas metas, alinhando-as com a liderança e com as equipes. Só a partir desses objetivos será possível saber para onde levar o mapeamento. Mas lembre-se: as metas precisam ser SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo certo). 

Metas inatingíveis causam desmotivação, enquanto metas não mensuráveis ou não específicas acabam sendo vagas e impossíveis de serem acompanhadas. Divulgue bem essas metas para as equipes.

  • Diálogo inexistente ou insuficiente com a equipe

Os processos precisam ser debatidos, as metas devem estar bem esclarecidas e a produtividade deve ser acompanhada. Ou seja, a comunicação entre liderança e a equipe deve estar sempre fluida e clara. O mapeamento requer que reuniões sejam feitas com certa constância, embora possam ficar mais espaçadas ao longo do tempo.

  • Mapa de processos continuamente desatualizado

O mapeamento de processos não acaba quando termina! Após finalizar o seu mapeamento, espere a estabilização dos processos para, periodicamente, voltar e reanalisar os fluxos para refazer o mapa. Ele deve estar sempre atualizado.

Se ainda estiver com dúvidas e quiser saber em detalhes como fazer um mapeamento de processos eficiente, entenda aqui

Perguntas que facilitam a resolução correta da estratégia 


Agora, vamos às perguntas que você sempre deve fazer durante o mapeamento de processos. Com esses questionamentos, você vai evitar que o mapa seja feito sem um objetivo e sem o devido entendimento do fluxo, acabando no erro. Todos os pontos a seguir vão facilitar a formulação da sua estratégia. Então, entenda:

  • Qual o produto final desse processo?
  • Quem é responsável pelo processo?
  • Quais atividades são executadas nesse processo?
  • Quais os riscos relacionados a essas atividades?
  • Quais as dificuldades para esse processo?

É claro, essas questões devem também ser levadas para a sua equipe durante as reuniões. Se você trabalha com uma distribuidora, nós temos mais dicas especialmente para você! Saiba mais clicando aqui.

Você deve ter percebido o quão importante é a técnica na hora de fazer um mapeamento de processos. Então, se tiver dúvidas, não se preocupe, você pode também contar com os nossos serviços de consultoria especializada! Nós temos equipes capacitadas para o mapeamento, que trabalham diariamente para aprimorar técnicas e atualizar a ferramenta. Fale com um de nossos consultores e vamos já otimizar os seus fluxos e evitar prejuízos!

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